Все мои презентации, за которые я когда-либо брался, пестрят красками и обилием картинок, в пределах разумного конечно. Это мое убеждение, что презентация – это не сухая выкладка данных, это графическая опора докладчика, которая позволяет образно показывать моменты связи и зависимости, а также подчеркивать важнейшие моменты, которые должны запечатлеться в памяти слушателя. Очень весомый вклад в достижение этой цели вносят анимация объектов, наличие клип-арт графики и схемы SmartArt, даже тогда, когда практически всем исходным материалом для доклада-презентации служат однообразные гистограммы и таблицы.
Кроме того, когда я делаю презентацию, которая будет показываться на неизвестном устройстве, который я и в глаза не видел, то дабы избежать неприятных моментов, при сохранении всегда стараюсь внедрять шрифты в презентацию. К примеру, даже, казалось бы, уже привычных Calibri или Cambria нет среди стандартных шрифтов в ОС Windows XP, поэтому они заменяются другими и из-за этого «плывут» заголовки и ранее удачно гармонирующая текстовка в слайде.
Все это приводит к изрядному «ожирению» файла с презентацией, этот минус, конечно же, перекрывается результатом, поэтому ранее размер презентации никогда не стоял на повестке дня. Все изменилось, когда практически в последний момент, перед самым завершением создания презентации, мне поставили условие в размере файла - не более 3 Мб., собственно здесь постараюсь описать все то, что будет полезно знать, если вам также потребуется урезать размер презентации.
Внешнее сжатие файла
Когда сжать файл нужно лишь по той причине, что он большой для пересылки по электронной почте или размер больше чем ограничение файлообменника, то самый правильный способ справиться с этой проблемой – это архивирование. Даже вездесущий WinRar при максимальном сжатии поможет выкроить заметные килобайты-мегабайты.
Почему правильный? Потому что любой другой способ уменьшения размера файла презентации подразумевает жертву чем-то – качеством, возможностью редактировать, функциональностью и т.п. В то же время, сжатие архиваторами позволяет максимально сжать файл, с возможностью восстановления его первоначального вида при разархивировании без потери в качестве.
Внутреннее сжатие или хитрости PowerPoint для урезания размера
ФОРМАТ ФАЙЛА
Должно быть, вы это уже давно заметили, но на всякий случай напомню, файлы.ppt (формат презентации Office 2003 и ниже) и.pptx (формат презентации Office 2007 и выше) даже при одинаковом содержании всегда будут разниться в размере, это связанно с оптимизацией архитектуры кода файлов начиная с 2007-го офиса, то есть файлы сохраненные в формате.pptx всегда будут меньше размером. Единственный риск, который вы при этом испытаете, так это то, что презентация не сможет быть прочитана Office 2003 без специального обновления.
ШРИФТЫ
Как я уже говорил, чтобы избежать неприятных моментов, всегда стараюсь внедрять шрифты в презентацию, это значительно способствует увеличению размера файла презентации – иногда в три, а то и в четыре раза.
В настройках по умолчанию, такое внедрение шрифтов отключено, чтобы отменить внедрение шрифтов в файле с презентацией, необходимо кликнуть в верхнем меню кнопку Файл, затем из выпадающего списка выбрать пункт Параметры , в параметрах перейти на вкладку Сохранение и убрать галочку напротив пункта Внедрить шрифты в файл , подтвердить изменения параметров кликнув кнопочку ОК и заново сохранить файл презентации.
Минусом отказа от внедрения шрифтов в презентацию, является то, что вы должны использовать только стандартный набор шрифтов при стилизации слайдов и ни в коем случае не использовать художественные и прочие красивые редкие шрифты. Ниже, под спойлером, указана табличка с перечнем шрифтов и их наличием в операционных системах семейства Windows.
Поддержка стандартных шрифтов семейством ОС Windows
|
Название шрифта |
|||||
|
Estrangelo Edessa |
|||||
|
Franklin Gothic Medium |
|||||
|
Georgia Italic Impact |
|||||
|
Lucida Sans Console |
|||||
|
Lucida Sans Unicode |
|||||
|
Modern MS Sans Serif |
|||||
|
Palatino Linotype |
|||||
КАРТИНКИ
Сжатие и автоматическое обрезание отсеченных краев картинок наиболее популярная рекомендация по сокращению размера презентации, но, в то же время, она является наиболее весомым инструментом, влияющим на видимое качество презентации.
Сжимать картинки можно поштучно , для этого необходимо выделить саму картинку, активировать вкладку Работа с рисунками на верхней панели инструментов, кликнуть кнопку Сжать рисунки , в отрывшемся диалоговом окне выбрать качество до которого нужно сжать рисунок (чем меньше разрешение, тем лучше сжатие, но тем хуже качество)
А можно сжать все картинки разом убрав галочку Применить только к этому рисунку оперируя на всплывающем окошке описанном выше. Также сжать все картинки разом можно при сохранении файла презентации, для этого жмем кнопку Файл в левом верхнем углу панели инструментов, выбираем пункт Сохранить как , на всплывшем окошке справа внизу ищем выпадающее меню Сервис и кликаем Сжать рисунки… , после чего также провести настройки сжатия по тому же принципу что описан выше.
Подобное сжатие размера файла позволяет уменьшить презентацию, понятное дело, тем заметнее, чем больше в презентации картинок.
ЭФФЕКТЫ И АНИМАЦИЯ
Среди рекомендаций по сжатию презентаций часто встречаются такие, которые рекомендуют ограничиться использованием стилей переходов между слайдами и анимацией объектов. На самом деле, информация об этих эффектах занимает в достаточной степени скромное место в размере файла, чтобы не обращать на эту рекомендацию никакого внимания.
ОБЬЕКТЫ SMARTART
Небольшое «шаманство» над этим замечательным и удобным инструментом, для придания современности стиля презентации, позволит также уменьшить размер презентации. Под «шаманством» подразумевается преобразование объектов SmartArt в фигуры, для этого нам потребуется выделить поле с объектом SmartArt, кликнуть по нему правой кнопкой мыши и в выпадающем списке выбрать Преобразовать в фигуры .
Экономия занимаемого места файлом презентации будет достигнута благодаря тому, что из файла будет убрана информация по гибкой настройке такого объекта. Текст отредактировать, изменить заливку, цвет, размер – все это по-прежнему можно будет изменить и в случае работы с фигурами, но вот об изменении макета этих фигур, секундному добавлению еще одного блока или про гибкую реакцию размера шрифта от увеличения или уменьшения объёма текста в соседнем блоке – об этом можете забыть.
ГРАФИКИ И ДИАГРАММЫ
Метод, предполагающий уменьшение размера презентации за счет преобразования графиков и диаграмм, я бы назвал «последним аргументом». Прибегать к этому методу я бы советовал лишь в тех случаях, когда вы исчерпали возможности сжатия за счет всех выше описанных методов, но еще не достигли целевого размера файла.
Суть метода сводится к тому, что мы преобразовываем внедренные диаграммы в картинки, для этого выделяем диаграмму на слайде презентации, копируем ее (права кнопка мыши – копировать или комбинация клавиш Ctrl+C), затем на любом месте слайда жмем правую кнопку мыши и выбираем параметры вставки – Рисунок , исходную диаграмму, разумеется, удаляем.
Экономия размера файла достигается за счет того, что удаляются из презентации все исходные данные для построения или изменения диаграмм, а также возможности настраивать внешний стиль элементов диаграммы – цвета, шрифты, линии, тени, то есть график просто фиксируется как фотография и его дальнейшее изменение невозможно.
После преобразования графиков в картинки, можно еще раз воспользоваться инструментом сжатия картинок, но потеря качества скорее окажется настолько существенной, что вы откажетесь от этой мысли.
Далеко не всегда можно развернуться на широкую ногу при создании презентации в PowerPoint. Либо регламент, либо еще какие-то условия могут жестко регулировать итоговый размер документа. А если он уже готов – что делать? Придется проделать немалую работу, чтобы сжать презентацию.
Само собой, простой текст дает документу столько же веса, сколько и в любом другом проекте пакета Microsoft Office. И чтобы чисто печатной информацией добиться большого размера, нужно будет забить огромный объем данных. Так что это можно оставить в покое.
Основной поставщик веса для презентации – это, конечно же, сторонние объекты. В первую очередь – медиафайлы. Вполне логично, что если напичкать презентацию широкоформатными картинками с разрешением 4К, то итоговый вес документа может неслабо удивить. Круче эффект будет только в том случае, если на каждый слайд залить по одной серии «Санта-Барбары» в хорошем качестве.
И дело не всегда только в итоговом размере. От крупного веса документ очень сильно страдает и может терять в производительности при демонстрации. Особенно это будет ощущаться, если изначально проект создавался на мощном стационарном ПК, а показывать его принесли на обычном бюджетном ноутбуке. Так и до зависания системы недалеко.
При этом, редко кто заботится о будущем размере документа заранее и сразу форматирует все файлы, снижая их качество. Потому оптимизировать свою презентацию стоит в любом случае. Существует несколько способов это сделать.
Способ 1: Специализированное ПО
Проблема падения производительности презентаций из-за веса действительно серьезная, так что программного обеспечения для оптимизации таких документов хватает. Наиболее популярной и простой является NXPowerLite.
Сама программа условно-бесплатная, при первом скачивании можно оптимизировать до 20 документов.
К счастью, при сохранении автоматически создается копия исходного документа. Так что первоначальная презентация не пострадает от таких экспериментов.
NXPowerLite очень хорошо оптимизирует документ и сравнительно щадяще сжимает картинки, и результат выходит намного лучше, чем в с следующем способе.
Способ 2: Встроенные методики сжатия
В PowerPoint встроена своя система сжатия медиафайлов. К сожалению, она также работает только с изображениями.
В целом, при использовании даже самого серьезного сжатия, обычные картинки среднего размера не пострадают. Сильнее всего это может сказаться на изображениях формата JPEG (который очень любит пикселизацию даже при минимальном сжатии) высокого разрешения. Так что лучше всего предварительно вставлять фотографии в формате PNG – они хоть и весят больше, но зато сжимаются лучше и без потери визуальной красоты.
Способ 3: Вручную
Последний вариант подразумевает самостоятельную комплексную оптимизацию документа по различным направлениям. Этот способ предпочтителен тем, что всевозможные программы чаще всего работают только с картинками. Но ведь в презентации много что может иметь изрядный размер. Вот на что стоит обратить внимание в процессе работы.
- В первую очередь, изображения. Стоит любым доступным образом снизить их размеры до минимального уровня, ниже которого уже будет очень страдать качество. Вообще, каким бы ни было большим фото, при вставке оно все равно занимает стандартные размеры. Так что в большинстве случаев сжатие фоток в итоге не ощущается визуально. Зато, если в каждом документе так обрезать по картинке, то вес может значительно снизиться. Но вообще, лучше всего данный пункт выполнять автоматическими средствами, которые указаны выше, а уже остальными файлами заниматься лично.
- Рекомендуется отказаться от использования в документе файлов в формате GIF. Они могут иметь очень значительный вес, вплоть до десятков мегабайт. Отказ от таких изображений положительно скажется на размере документа.
- Далее – музыка. Можно и здесь найти пути обрезать качество аудио, снизив битрейт, снизив длительность и так далее. Хотя вполне хватит стандартной версии в формате MP3 вместо, например, Lossless. Ведь средний размер самого распространенного вида аудио – около 4 Мб, тогда как во Flac вес может измеряться десятками мегабайт. Также будет полезным убрать ненужное музыкальное сопровождение – снять «тяжелые» звуки со срабатывания гиперссылок, сменяющиеся музыкальные темы и так далее. Вполне достаточно одного фонового аудио для презентации. Особенно сильно это касается вероятной вставки голосовых комментариев от ведущего, что будет неслабо прибавлять веса.
- Еще важный аспект – видео. Здесь достаточно просто – следует либо заливать клипы меньшего качества, либо добавлять аналоги с помощью вставки через интернет. Второй вариант в целом уступает вставленным файлам, зато во много раз снижает итоговый размер. Да и вообще важно знать, что в профессиональных презентациях если и находится место для видеовставки, то чаще всего не более одного клипа.
- Самый полезный способ – оптимизировать структуру презентации. Если пересмотреть работу несколько раз, почти в каждом случае может оказаться, что часть слайдов можно вообще вырезать, скомпоновав несколько в один. Такой подход лучше всего сэкономит место.
- Следует вырезать или свести к минимуму вставки тяжелых объектов. Особенно это касается вставки одной презентации в другую и так далее. Это же касается связывания с другими документами. Даже при том, что сам вес презентации от такой процедуры будет меньше, это не отменяет того, что по ссылке все равно придется открывать сторонний файл крупного размера. И это будет существенно нагружать систему.
- Лучше всего использовать встроенные типы дизайнов в PowerPoint. Они и выглядят хорошо и оптимизированы отлично. Создание собственного стиля с уникальными изображениями крупного размера как раз и приводит к росту веса документа в арифметической прогрессии – с каждым новым слайдом.
- В конце концов, можно заняться оптимизацией процедурной части демонстрации. Например, переработать систему работы гиперссылок, облегчив всю структуру, убрать анимацию с объектов и переходов между слайдами, вырезать макросы и так далее. Уделять внимание стоит всем мелочам – даже простое сжатие в размере управляющих кнопок раза в два поможет скинуть пару мегабайт в длительной презентации. Все это в совокупности вряд ли существенно снизит вес документа, однако значительно ускорит его демонстрацию на слабых устройствах.
Заключение
В конце стоит сказать, что все хорошо в меру. Чрезмерная оптимизация в ущерб качеству снизит эффект от демонстрации. Так что важно искать удобный компромисс между снижением размера документа и неприглядностью медиафайлов. Лучше лишний раз вообще отказаться от определенных компонентов, либо же найти им полный аналог, чем допустить нахождение на слайде, например, жутко пикселизированной фотографии.
Путем оптимизации изображений и конвертации OLE-объектов можно существенно сократить размеры файла презентации.
Как правило, верстая на скорую руку презентацию в PowerPoint, особо не заботишься об оптимизации, и, как следствие, конечный файл "раздувается" до внушительных размеров из-за обилия несжатой графики и всевозможных элементов, импортированных из других программ. Отсюда возникает насущный вопрос: можно ли минимальными средствами и, не нарушая структуры документа, хоть немного уменьшить объем такого документа?
Отчасти эта задача решается использованием функции сжатия изображений, присутствующей в последних релизах PowerPoint и находящейся в меню "Файл -> Сохранить как... -> Сервис -> Сжать рисунки...". Но, как показывает практика, головокружительных результатов от этого инструмента не получить, да и не у каждого пользователя возникнет желание апгрейдиться до новой версии пакета Microsoft Office.
Впрочем, безвыходных ситуаций не бывает, поэтому мы рекомендуем взять на заметку еще один рецепт, который заставит PPT-файлы похудеть и сбросить "вес". Предлагаемый способ основан на использовании утилиты NXPowerLite от английской компании Neuxpower Solutions.
Упомянутая программа функционирует на всех версиях ОС Windows и поддерживает работу с презентационными документами, созданными в Microsoft PowerPoint 97, 2000, 2002, XP, 2003; OpenOffice.org Impress 1, 2; Sun StarOffice Impress 7, 8. Утилита абсолютно самостоятельна и не требует обязательного наличия какого-либо из перечисленных выше продуктов. Стоит все это удовольствие 46,5 доллара США, но сберечь полсотни "зеленых" поможет пробная версия NXPowerLite, оптимизирующая лишь десяток файлов (после этого потребуется ввести код активации).
Для загрузки доступны две редакции утилиты - Standard Edition и Integrated Edition. Первая не требует предварительной установки и запускается парой щелчков мыши по единственному исполняемому файлу размером в 490 кб. Вторая же, напротив, поставляется с инсталлятором (570 кб) и интегрируется в состав PowerPoint (начиная с 2000-ной линейки) и Windows Explorer. Избегая излишнего захламления и без того перегруженного интерфейса Windows, остановимся на стандартной версии.
Запускаем, выбираем язык интерфейса (английский, немецкий, французский или датский) и погружаемся в настройки. Их немного, но парочка точно заслуживает внимания - это уровень компрессии и функция оптимизации объектов, импортированных из других программ.
Выставляя степень сжатия, рекомендуем выбрать Custom compression и прогуляться по доступным параметрам. Галочка напротив Allow image cropping заставит утилиту порезать части изображений, не попадающих в "кадр", пункт Allow image resizing активирует функцию уменьшения размеров картинок, а Allow JPEG compression пригодится для сжатия графики.
Документы PowerPoint благодаря поддержке технологии OLE (Object Linking and Embedding) частенько изобилуют объектами, импортированными из сторонних программ, например, Excel, Visio и др. Включенная функция Flatten embedded documents утилиты NXPowerLite позволяет принести в жертву эту универсальность в целях экономии места, сконвертировав все встроенные модули в картинки. Естественно, редактировать эти объекты уже не получится.
Сложно, рассматривая программу для сжатия данных, обойтись без скромного ее тестирования. Взгляните на наш результат, полученный при максимальном уровне компрессии.
Мастер-класс
Тема: Как уменьшить презентацию PowerPoint - минимизируем вес файла
Большинство из нас часто сталкивается с проблемой при загрузке готовых презентаций на сайт, так как многие презентации превышают размер 1мб. Безусловно, самый простой способ - это сохранить презентацию в формате PDF. Более сложный и долгий - заранее уменьшать объем всех элементов презентации (обрезать и уменьшать изображения, ухудшать качество аудио и пр.). Но что если презентация нужна нам именно в формате PPT/PPTX, а материалы мы заранее не уменьшали? В своем мастер-классе я предлагаю вариант как поэтапно и быстро уменьшить презентацию, с помощью компьютера.
Цель: обучение коллег поэтапным действиям по уменьшению презентации, с помощью компьютера.
Задачи:
1. Оказать помощь участникам учпортфолио для работы на сайте;
2. Передать личный опыт по предложенной теме.
Этапы уменьшения веса презентации с помощью компьютера.
Шаг 1
Подготавливаем необходимую презентацию. В моем случае размер презентации 5,19 МБ. Закачать на сайт в таком размере я ее не смогла.Шаг 2
Открываем презентацию и нажимаем кнопку сохранить: Файл > Сохранить как > Компьютер. В появившемся окне нажимаем кнопку "Сервис" .
Открываем презентацию и нажимаем кнопку сохранить: Файл > Сохранить как > Компьютер. В появившемся окне нажимаем кнопку "Сервис" .
.png)
Шаг 3
В выпадающем меню выбираем пункт "Сжать рисунки" , откроется новое окно, в котором необходимо выбрать одну из подходящих опций.
.png)
Шаг 4
В открывшемся окне ставим галочку «Удалить обрезанные области рисунков».
Раздел «Качество вывода» позволяет выбрать один из вариантов сжатия изображений. Чем больше сжимаются изображения, тем хуже их качество, но тем меньше вес самой презентации.
В разделе «Качество вывода» выбираем нужный вариант, в мое случае это 96 пикселей на дюйм и нажимаем «ОК» презентация обрабатывается и нажимаем «Сохранить».
Loading...