Виды коммерческих писем могут быть разными: предложение, запрос, просьба и ответ на запрос. В статье рассказывается, как написать коммерческие письма всех перечисленных видов и приводятся примеры коммерческих писем.
Из статьи вы узнаете:
В коммерческой деятельности послание, направляемое продавцом покупателю с предложением товаров или услуг и намерением заключить сделку с указанием ее конкретных условий, называется коммерческим предложением.
Как оформляется коммерческое письмо-предложение
Согласно общепринятому стандарту письмо о коммерческом предложении о сотрудничестве составляется на фирменном бланке компании.
В состав реквизитов, обязательных для коммерческого послания, входят:
- название компании;
- справочные данные о компании;
- код предприятия;
- ОГРН юридического лица;
- ИНН налогоплательщика;
- дата создания письма;
- регистрационный номер отправления;
- адресат;
- заголовок коммерческого письма;
- подпись;
- отметка об исполнителе.
Коммерческое письмо может быть отправлено одному конкретному адресату или сразу нескольким. Некоторые компании используют массовую рассылку таких писем максимально широкому кругу адресатов.
Как составить письмо-просьбу
Письма-просьбы составляются для того, чтобы адресат выполнил действия, необходимые автору сообщения. В простой ситуации не требуется излагать сложную информацию, приводить аргументы, убеждать адресата. Тогда письмо-просьбу лучше начинать непосредственно с изложения самой просьбы.
Например:
Просим Вас выслать календарный план проведения семинаров на 1-е полугодие 2018 г.
Запрос - письмо-просьба, которое составляют для получения официальных сведений (документов, материалов, информации).
Сравните тексты двух писем.
Письмо-просьба :
Письмо-запрос :
Структура текста писем
Текст письма-запроса состоит из двух частей: обоснование (изложение причин просьбы) и заключение (просьба).
В отличие от запроса просьба может иметь разную структуру. Такое письмо может состоять из:
Одной части. Например:
Просим Вас рассмотреть возможность осуществления поставок цитрусовых в первом квартале 2018 г. и при положительном решении направить нам оферту.
Просьба состоит из одной части, так как ситуация не требует обоснования.
Двух частей. Например:
В связи с ремонтом дорожного покрытия по ул. Молодцова, в районе домов 15–27 в период с 15 по 20 мая 2018 г. просим обеспечить прекращение движения на указанном участке в ночное время.
Если текст просьбы состоит из двух частей, сначала следует изложить причины написания послания, а затем просьбу.
Трех частей. Например:
В соответствии с договором от 12.02.2017 № 22/56 Ваша компания взяла на себя обязательства по поставке металлических передвижных стеллажей для оборудования архивохранилища равными партиями в сентябре, октябре и ноябре 2017 г. Однако Вами была задержана поставка последней партии оборудования на две недели без объяснения причин задержки.
Задержка поставки последней партии стеллажей ставит под угрозу сдачу архивохранилища в эксплуатацию в установленные государственным контрактом сроки. Просим Вас принять меры по отгрузке последней партии стеллажей в количестве 40 шт. в срок не позднее 10 марта 2018 г.
В качестве обоснования в просьбах или запросах может выступать ссылка на законодательный или иной нормативный правовой акт, изложение фактов или событий.
Правила оформления писем
Письма-просьбы и письма-запросы оформляются на бланках.
При оформлении этих разновидностей посланий используются реквизиты:
- адресат;
- заголовок к тексту (если текст письма составляет более 4–5 строк);
- подпись;
- отметка об исполнителе.
В процессе подготовки послания проходят согласование. Отметки о согласовании (визы) проставляются на копии письма. Копия остается в организации - автора письма . Располагаются отметки на оборотной стороне подлинника, если сообщение отправляют по факсу или электронной почте. Если есть система электронного документооборота, отметки фиксируются в ней.
Дополнительную информацию о классификации коммерческих писем можно найти в статье «Письма информационного характера».
Как составляются коммерческие запросы
Особая разновидность писем-запросов - письмо-запрос коммерческого предложения. Это обращение покупателя к продавцу с просьбой:
- предоставить информацию о товаре (работах, услугах);
- направить предложение на поставку товара (выполнение работ, оказание услуг).
Коммерческие запросы используются до заключения контракта.
В тексте коммерческого запроса, как правило, указывают:
- наименование товаров (услуг);
- условия, на которых автор письма хотел бы их получить;
- количество и/или качество;
- сроки поставки товара или оказания услуг;
- цену;
- др. сведения.
В коммерческом запросе используются следующие выражения:
Просим Вас сообщить о возможности поставки…
Просим сделать предложение на поставки…
Просим Вас сообщить подробную информацию о…
Пример полного запроса:
Просим Вас сообщить о возможности поставки планшетных сканеров моделей SKAN-200 и SKAN-320 в количестве 2 и 3 шт. соответственно в течение марта 2018 г., а также сообщить условия платежа и условия доставки.
Деловые письма составляются при общении с партнерами практически по любому поводу. Готовые примеры и правила составления таких документов можно найти в статье.
Деловое письмо можно определить как документ, который направляется от имени всей компании в адрес другой компании, ИП или частного лица (например, инвестора). По сути, любая корреспонденция компании – это деловые письма. Их назначение самое разное:
- о сотрудничестве.
- сотрудничества, ведении переговоров.
- Напоминание о необходимости выполнения обязательств по договору.
- Разъяснение своей позиции, ответ на ранее присланное письмо и многие другие.
Документ обычно составляется на фирменном бланке компании, допускается отправить его по обычной или электронной почте. Однако если партнер имеет особое значение, предпочтительно распечатать его на качественной, плотной бумаге и вручить лично или с курьером. По структуре письмо напоминает типичный деловой документ – схематично можно представить его таким образом.
На что обратить внимание при составлении
Конкретных правил и образцов таких писем не существует, поэтому их структура, объем и оформление во многом зависят от конкретного случая. Например, письмо-уведомление будет достаточно лаконичным (3-4 абзаца), а рекомендация сотрудника или деловое предложение могут занять не одну страницу.
Однако есть и несколько общих правил, на которые стоит обратить внимание при составлении бумаги:
- Сам по себе документ не имеет какой-либо юридической силы, однако составляется по всем правилам оформления. Его структура, стиль изложения должны соответствовать общепринятым принципам современного документооборота.
- Предложения строятся логично, в четкой последовательности. Витиеватые, сложные, эмоциональные и тем более просторечные обороты отсутствуют. Тональность нейтральная.
- Изложение всегда ведется только от 1 лица – либо в единственном числе, если текст пишется непосредственно от руководителя, либо во множественном, если он составляется от имени всей компании.
- Проговаривается конкретная цель составления и ожидаемые действия адресата (направить ответ, рассмотреть кандидатуру сотрудника, согласиться на переговоры, прислать документ и т.п.).
- Бумага отражает не индивидуальные интересы руководителя или других сотрудников, а цели компании как коллектива. Если необходимо наладить личный контакт, целесообразно сделать это по-другому и не позиционировать себя как представителя компании.
ТОП 5 ошибок при написании
Ошибки можно разделить на 2 большие группы – одни связаны с письмом как с текстом (нарушение логики, лексики, прочих языковых норм), другие – с нарушением собственно делового этикета:
- Орфографические, пунктуационные ошибки не допускаются – текст письма всегда нужно проверить хотя бы 1-2 раза перед отправкой.
- Нарушение делового стиля изложения, наличие эмоциональных фраз, излишняя вежливость или, наоборот, строгость.
- Негативная тональность – даже угрозы необходимо прописывать без лишних слов – например: «Оставляем за собой право обратиться в суд в 30-дневный срок со дня получения Вами настоящего письма».
- Излишне большой или, наоборот, слишком маленький объем. Обычно весь текст можно уместить в 1-2 страницы. Однако это не значит, что до партнера не нужно доводить всю важную информацию. Объемные данные, схемы, бланки документов можно вынести в приложения.
- Лишение собеседника права выбора. Например, не следует писать: «Просим рассмотреть и утвердить окончательный вариант договора».
Типичные фразы-шаблоны
Использование в тексте стандартных фраз, свойственных деловой речи – совершенно нормальное и даже желательное явление. Ниже приводится список наиболее распространенных клише, применяющихся в различных ситуациях.
| ситуация | фраза |
| извещение | Сообщаем/Доводим до Вашего сведения/Информируем/Уведомляем |
| пояснение причины, мотива | На основании/В соответствии/В связи/В целях/По причине/В подтверждение/Во исполнение |
| просьба | Прошу принять меры/Прошу сообщить, направить, сделать, подтвердить… |
| подтверждение | Подтверждаем/Заверяем/Принимаем Ваши условия/Не возражаем против… |
| предложение | Рекомендуем/Предлагаем/Приглашаем/Просим |
| Гарантируем | |
| отказ | Вынуждены отказать по причине/Отклоняем Ваше предложение в связи с… |
| заключение | Убедительно просим/Надеемся на сотрудничество, понимание, содействие/Просим извинить, направить, сделать… |
Образцы 2020 года
Вот несколько готовых примеров писем, на которые можно ориентироваться при составлении своего варианта.
Запрос данных
Просьба
Коммерческое предложение
Гарантийное письмо
Претензия
Благодарность
Извинения
Система госфинансирования со стороны выглядит дремучим лесом, в котором легко заблудиться, а ещё проще - сломать себе что-нибудь. Однако периодически из этого «леса» выходят люди, нагруженные государственными деньгами. Значит, это вполне посильная задача. И ученые, то есть, по определению умные люди, вполне способны ее решить. Только надо знать, что и когда делать.
Для начала не стоит ждать, пока министерство образования и науки начнет объявлять конкурсы. Скорее всего, они пойдут по тематике, которая лежит вне ваших интересов. Или сами задания, заложенные в этих конкурсах, окажутся для Вас невыполнимыми. Поэтому такое ожидание бессмысленно. В основном, потому, что главная работа по получению государственных денег на научные разработки идет на более ранней стадии, на которой подаются предложения по формированию тематики и объемам финансирования.
Ученые много раз говорили, что чиновники не знают, что важнее для страны, какая наука в большем приоритете, какое исследование стоит развивать, а какое - нет. Самое интересное, что чиновники с этим и не спорят. И говорят, что инициативные предложения по формированию тематики как раз и решают этот вопрос. Ведь подают их сами ученые, а оценивают важность и актуальность - другие ученые. Министерство же соглашается с мнением экспертов и выделяет деньги.
Как заполнить заявку
Самое главное в заполнении инициативного предложения - помнить, что это тоже работа. Причем, работа, которой ученых никто специально не обучает. Почему – это тема для отдельного разговора. Главное, что в данной ситуации за минуту это не исправишь. Поэтому имеет смысл либо нанять человека, который умеет заполнять бумажки, либо сесть и по-настоящему разобраться самому. Подробные инструкции, хоть и написанные не самым доступным языком, есть на сайте дирекции научно-технических программ. Более того, многие организации, которые следят за правильностью исполнения контрактов (их называют организации-мониторы), выпускают свои методички по заполнению соответствующих документов. Часть из них собрана в нашей системе. И мы продолжим собирать их в одном месте. Кроме того, параллельно постараемся изложить то же самое доступным языком. Правда, простыми словами можно объяснить лишь общую картину. Начиная с какого-то момента все равно придется обращаться к дирекционным инструкциям. Потому что если какое-то поле надо заполнить так, а не иначе, то по другому уже и не скажешь.
Заполняя инициативное предложение (и в последующем сдавая отчеты), стоит помнить о нескольких важных моментах.
Во всех документах одна и та же часть работы или деталь, например, должна называться одинаково. Чиновники синонимов не понимают. И если вы в одной части назовете свою молекулу пи-комплексом, а в другой - кластером, будьте уверены - предложение не пройдет. То же самое касается портала, который назвали системой.
Если в правилах по оформлению предложения написано, что что-то должно находиться там-то и там-то, будьте уверены - больше там ничего находиться не может. Зато все, что перечислено, должно там находиться обязательно. И именно в том месте, где указано. В конце концов, вы же не льёте воду в кислоту, правильно? Поэтому не заставляйте других людей корпеть над формой вашей заявки, дайте им возможность подумать над её содержанием.
Но главное - продумайте всю предстоящую работу от начала и до конца. Если ваше предложение пройдет, и затем вы получите деньги на свою работу, то все, что не попало в условия контракта, вам придется делать «за свои». Помочь все продумать помогут и технико-экономическое обоснование, и техническое задание, и календарный план. И, самое главное, - пояснительная записка, в которой вы должны популярным языком объяснить, что вы собираетесь делать и зачем.
Инициативное предложение - не просто брошенная свысока мысль из серии «Надо в Арктике бананы синие выращивать», а очень четкий бизнес-план. Он состоит, напомним, из следующих элементов:
- Пояснительная записка
- Техническое задание
- Технико-экономическое обоснование
- Календарный план
Все вместе они создают полное впечатление о проекте, которое при новой системе финансирования (без пресловутого ФЗ-94) фактически дает огромное преимущество при последующем конкурсе автору предложения.
Из чего состоит инициативное предложение по формированию тематики
Одна из основных организаций-мониторов, долгое время сотрудничающая с министерством образования и науки и с дирекцией НТП, разъяснила, что должен содержать каждый из документов.
Пояснительная записка (ПЗ) должна содержать основные сведения об организации-инициаторе, а также подробное обоснование заявляемой темы исследований. Предусмотренные в пояснительной записке разделы должны иметь детальное обоснование и описание:
1) Почему необходимо заказывать выполнение данного проекта:
Актуальность проекта;
Описание решаемых проблем, поставленной задачи и предлагаемых подходов к её решению;
Краткая характеристика работы;
Характеристика ожидаемого народно-хозяйственного результата
2) Какой научно-технический результат должен быть получен в итоге выполнения работ по проекту:
Описание планируемых результатов;
Описание потенциальных потребителей научного результата;
3) Какие организации могут участвовать в конкурсе на выполнение данного проекта
4) Выполнение индикаторов и показателей программного мероприятия Программы в рамках данного проекта
5) Оценка сроков выполнения данного проекта в полном объёме
6) Оценка стоимости проекта и объемов финансирования:
Объем средств федерального бюджета;
Объем средств из внебюджетных источников.
Техническое задание (ТЗ) - исходный документ для проведения научно-исследовательских работ (НИР). ТЗ содержит основные технические требования, предъявляемые к результату работы, и исходные данные для разработки; в ТЗ указываются назначение результата, область его применения, стадии разработки документации, её состав, сроки исполнения и т. д., а также особые требования, обусловленные спецификой самого результата либо условиями его эксплуатации.
Технико-экономическое обоснование (ТЭО) - анализы, расчеты, оценки экономической целесообразности осуществления предлагаемого проекта создания нового технического объекта, модернизации и реконструкции существующих объектов. Основано на сопоставительной оценке затрат и результатов, установлении эффективности использования.
ТЭО должно содержать:
1. Обоснование объема и сроков выполнения работ
2. Оценку стоимости работы и обоснование объемов финансирования, в том числе:
- Обоснование стоимости выполнения работ за счет средств федерального бюджета
- Обоснование объемов и возможности привлечения внебюджетных средств
Проект календарного плана работ по предполагаемым НИОКР с указанием этапов, содержания, сроков и стоимости планируемых работ должен стать результирующим документом, разрабатываемым и представляемым инициатором на основе обоснований, приведенных в предыдущих частях предложения. Проект календарного плана должен впоследствии стать основой для формирования конкурсной документации и составной частью государственного контракта.
ПИСЬМО-ПОДТВЕРЖДЕНИЕ
Такое письмо содержит сообщение о получении какого-либо отправления (письма, телеграммы, перевода, бандероли, товаров, ценностей и т. п.), о том, что ранее составленный документ остался в силе (договор, инструкция и т. п.). Письмо является подтверждением какого-либо факта, действия, телефонного разговора. Начинается такое письмо словами, образованными от глагола «подтверждать».
Например:
Подтверждая получение Ваших предложений, изложенных в письме от 25.06.2005, направляем в Ваш адрес копии необходимых документов.
Направление таких писем является обязательной частью деловых отношений. Своевременное их отправление позволяет адресату снять с контроля и исключить отправку им писем-напоминаний.
ПИСЬМО-НАПОМИНАНИЕ
Письмо содержит указание на приближение или истечение срока исполнения какого-либо обязательства или проведения мероприятия. Такое письмо может быть особенно лаконичным, содержать одну заключительную часть и, как правило, начинается словом «Напоминаем».
Например:
Напоминаем Вам, что в соответствии с договором № 12/68 от 12.05.2005 Вы должны завершить ремонтно-строительные работы не позднее определенного в договоре срока, а именно 20.08.2005.
ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО
Такое письмо является документом, обеспечивающим исполнение изложенных в нем обязательств.
В нем адресату обычно гарантируется оплата или предоставление чего-либо (места, работы, проведения исследований и т. п.). Эти письма имеют повышенную правовую функцию, поэтому изложение текста должно быть предельно четким и ясным.
Например:
Просим выделить помещение для проведения семинара 14.07.2005 с 14.30 до 18.00.
Оплату аренды помещения гарантируем со счета... в... банке.
ИНИЦИАТИВНОЕ ПИСЬМО
Это письмо, требующее ответа. Большинство категорий этих писем выражают просьбу (предложение, запрос) к адресату в решении какого-либо вопроса.
Это самая распространенная разновидность писем, тематика которых неограниченна. Однако их характер предполагает возможность положительного или отрицательного решения поставленной проблемы.
Например:
Приглашаем Вас принять участие в работе экспертной группы.
О своем решении просим сообщить в письме не позднее 20.12.2005.
ПИСЬМО-ОТВЕТ
Такое письмо по своему содержанию носит характер, зависящий от инициативных писем, так как тема их текстов уже задана и остается предложить характер решения поставленных в инициативных письмах вопросов: принятие или отказ от предложения, выполнения просьбы.
Ответ всегда должен быть изложен в конкретной и четкой форме: все ли просьбы могут быть удовлетворены, в какой мере, в какой срок.
Если письмо содержит отказ, он должен быть кратко аргументирован.
Образец инициативного коммерческого письма
Информационные - создаются для того, чтобы донести некую информацию. 2. Рекламные - создаются для того, чтобы повлиять на адресата нужным образом.
2. Письма-ответы. По признаку адресата 1. Обычные - как правило, направленные только одному получателю. 2. Циркулярные - те, которые один адресант направляет нескольким получателям.
Инфо
По форме отправления 1. Электронные письма - применяются организациями в целях быстрого решения вопроса, обычно не имеют юридической силы. 2. Традиционные почтовые отправления - документы, имеющие юридическую силу.
Примеры: оферта, договор, рекламация. По композиции 1.
Письмо
Внимание
Если учесть все эти моменты, то оформление служебных писем, в принципе, не составит особого труда. Порядок изложения Чтобы документ был правильно составлен, необходимо учесть определенную очередность изложения в нем информации.
Для примера можно рассмотреть вариант, как написать служебное письмо-ответ. Для начала необходимо запомнить, что, по правилам этикета, реагировать на информацию надо в течение суток с момента ее получения.
Если же речь идет об электронном сообщении, то оптимальное время составит не более двух часов. В случае, когда придерживаться такого правила не представляется возможным, лучше направить партнеру соответствующее сообщение.
Само письмо, по сути, будет состоять из двух частей:
- Вводная. Отправитель излагает тему, причину и основания его написания. Здесь можно сослаться на нормативные акты, которые по закону служат основанием для предоставления ответа.
Оформляем письма по госту
Письмо Письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями в процессе осуществления их деятельности. Письмо - самый распространенный способ обмена информацией, оно объединяет огромную группу самых различных по содержанию документов, выделяемых по способу передачи текста (по почте).
Письма составляют большую часть входящих и исходящих документов любого учреждения и имеют множество разновидностей. Виды писем:
- инструктивные;
- сопроводительные;
- информационные;
- гарантийные;
- рекламные;
- претензионные;
- арбитражные;
- письма-подтверждения;
- письма-напоминания;
- письма-извещения;
- письма-просьбы.
В письмах выражают поздравления, пожелания, приветствия в торжественных случаях.
По своему объему текст письма, как правило, не должен превышать одну страницу. Цель составления и направления писем сводится, как правило, к побудительным мотивам, отсюда вытекают основные требования к тексту: ясность, четкость, краткость изложения.
Практика переписки выработала несколько общих правил, которых необходимо придерживаться при составлении и оформлении писем. Письмо должно быть посвящено одному вопросу, что упрощает операции по их обработке и ускоряет исполнение в той организации, куда они адресованы.
Текст письма, как правило» излагается от третьего лица единственного числа, например: «Школа не имеет возможности…», «В ближайший год школа не предполагает…» и т.д. Право подписи служебных писем, как правило, принадлежит руководителю, а в период его отсутствия (болезнь, отпуск, командировка) его заместителю или должностному лицу, исполняющему обязанности руководителя.
Служебное письмо (образец)
Считается, что служебное письмо может содержать только одну заключительную часть. Как правило, заканчивают стандартными выражениями – например, «Надеюсь на дальнейшее сотрудничество», «С наилучшими пожеланиями». Формулу вежливости располагают перед реквизитом «подпись», а от должности отделяют запятой. Справка При оформлении автору важно принимать во внимание такие аспекты, как:
- степень знакомства и характер отношений с адресатом;
- общественную позицию адресата и ее соотношение с позицией автора;
- ситуацию, в которой происходит общение – ее официальность или неофициальность;
- этикет и нормы, принятые в конкретной компании.
Оформление письма, образец: Оформление писем по ГОСТу Служебные письма должны быть оформлены на специальных бланках формат А4 или А5 в зависимости от размера текста.
Виды деловой переписки — файл n1.docx
Текст писем отличается конкретностью, четкостью, полнотой информации. В таких письмах адрес или телефон организации-автора указывается отдельно. Письмо-извещение по своему стилю близко к письмам- приглашениям и информационным письмам. Составляется для конкретного адресата и чаше всего является ответом на запрос. Начинается словами: «извещаем», «сообщаем», «ставим Вас в известность» и т.п., далее излагаются какие- либо факты. Если такое письмо адресуется конкретному лицу, в нем указываются фамилия, имя, отчество того, которому оно посылается.
Письмо-подтверждение содержит сообщение о получении какого-либо отправления (письма, телеграммы, перевода, бандероли, товаров, ценностей и т.п.), о том, что ранее составленный документ остается в силе (например, договор, инструкция и т.п.). Письмо может подтверждать какой-либо факт, действие, телефонный разговор.
Инициативные письма пример
Сведения о наличии каких-либо приложений с указанием их наименований и номеров. 2.6. Информация о лице, подписавшем данный документ (должность и Ф.И.О.).
3. В письме должен рассматриваться только один вопрос. Наличие нескольких тем затруднит выбор исполнителя. 4. Информацию необходимо излагать предельно кратко, но понятно. Желательно, чтобы текст занимал не более двух страниц. 5. Правильно указывать реквизиты получателя. В случае если речь идет об организации, необходимо придерживаться следующей последовательности: 5.1. Наименование фирмы (в именительном падеже). 5.2. Структурное подразделение (при необходимости). 5.3. Должность адресата (в дательном падеже). 5.4. Его инициалы. 5.5. Почтовый адрес предприятия. 6. В случае если адресатов несколько, то сначала указывается основной, а затем все остальные.
По ϲʙᴏему объему текст письматрадиционно не должен превышать одну страницу. Цель составления и направления писем ϲʙᴏдитсятрадиционно к побудительным мотивам, отсюда вытекают основные требования к тексту: ясность, четкость, краткость изложения.
Практика переписки выработала несколько общих правил, кᴏᴛᴏᴩых крайне важно придерживаться при составлении и оформлении писем. Письмо должно быть посвящено одному вопросу, что упрощает операции по их обработке и ускоряет исполнение в той организации, куда они адресованы.
Отметим, что текст письма, как правило» излагается от третьего лица единственного числа, например: «Школа не имеет возможности…», «В ближайший год школа не предполагает…» и т.д. Право подписи служебных писемтрадиционно принадлежит руководителю, а в период его отсутствия (болезнь, отпуск, командировка) его заместителю или должностному лицу, исполняющему обязанности руководителя.
Инициативные письма примеры
Основные требования, предъявляемые к оформлению делового письма
- Наличие фирменного бланка с наименованием организации, адресом, логотипом и печати;
- Обязательно наличие полей: слева — 3 см, справа –1,5 см;
- В шапке делового письма обязательно указывается получатель (ФИО, должность);
- В соответствии с требованиями делопроизводства, в левом верхнем углу указывается дата отправки письма и его регистрационный номер;
- Деловое письмо подписывается отправителем (ФИО, должность);
- Традиционно, деловое письмо составляется с использованием шрифта Times New Roman с 12-м размером и одинарным интервалом.
Яркими примерами писем деловой переписки являются оферта, гарантийные или сопроводительные письма, которые отличаются рядом характеристик.
Так, адресант перед отправкой должен четко уяснить, кто является адресатом, какими сведениями он обладает, каков его статус, каким может быть ответ. Существует шесть этапов подготовки и составления служебных писем: изучение вопроса, сбор необходимых сведений по теме, в случае необходимости – изучение соответствующих законодательных актов; подготовка и написание проекта текста; согласование проекта и необходимое редактирование; подписание руководителем; регистрация исходящего письма; отправка. Перед отправлением автор должен убедиться, что он указал: название компании и справочные данные, дату и регистрационный номер, адресата, собственно текст письма и заголовок к нему, подписи составителей, отметку о наличии приложений. Деловое письмо отражает имидж компании.
Loading...